Kdo neplánuje, ať nejí!

Nebo tak nějak byl ten novozákonní citát, že? ;) Ano, originál je z Bible, bolševici ho ale paradoxně popularizovali, proto zní tak „podezřele“.

Ale to není to, co jsem Vám chtěl nadhodit, jako další téma k diskuzi. Chci mluvit o plánování – samozřejmě, že nákupu. A myslím tím toho strategického, ne plánování a řízení zásob, což je zas další, ne úplně jednoduchá disciplína.

Rád bych se zeptal nákupčích, ale hlavně managementu – máte plán tendrů, kdy budete na co vybírat dodavatele? Pokud ano, pak gratuluju, jste menšinou, ale tím máte určitě slušnou konkurenční výhodu.

Proč je důležitý plán tendrů nejlépe na rok dopředu (rolovací rok, protože dělat plán na leden v prosinci je pozdě)? Vidím tři nejpodstatnější důvody: A) je to jediná cesta, jak dělat tendry dobře a smysluplně, B) vidíte stejné/příbuzné zboží a služby a můžete dodavatele tendrovat najednou (rámcové smlouvy, balíky služeb), C) efektivnější využit lidských kapacit (nákupčích, ale v tendru je potřeba i kapacita interního zákazníka na hodnocení odborné části nabídek, vzorkování).

B a C je asi jasné a nemá smysl o tom příliš mluvit. Celý článek píšu kvůli A) – pokud máte ve složitějším tendru opravdu dobře popsat poptávku, udělat analýzu trhu a zjistit možnosti řešení (RFI), detailně naspecifikovat zadání, rozposílat všem dodavatelům odpovědi na dotazy, vyhodnotit nabídky, vzorkovat a testovat neznámé dodavatele, vyjednávat o nabídce i smlouvě a podepsat dobrou smlouvu či objednávku … potřebujete na to ČAS.

Schválně jsem popsal kroky tendru takto obšírně. Jak totiž často tendry v reálu vypadají? Přijde interní zákazník k nákupčímu a řekne „tady to chci koupit, tady je zadání, mám vybráno toto řešení, nakup to“. „Jo a do týdne potřebuju dodat“. Detaily se mohou lišit, ale princip a podstata je častá.

Co se stane? Nákupčí, aby naplnil svoje pracovní povinnosti, zkusí rychle zjistit, zda je konkurence, zjistí, že ano, ale nedostane od ní nabídku. Nedostane ji proto, že dodavatel není připravený na tom za hodinu začít pracovat a ví, že za týden nedostane zpět odpovědi na dotazy tak brzy, aby on mohl připravit kvalitní nabídku. Navíc je mu jasné, že by spíše hrál roli křoví v předem rozhodnutém „výběru“. Interní zákazník totiž ladil se svým vybraným dodavatelem řešení dlouho, zpravidla (v nejlepším případě) proto, že mu věří, dodavatel mu pomůže vyřešit problém, poradí mu.

V takovém případě se pak role nákupčího zredukuje na vyjednávání s jedním dodavatelem, který ví, že si ho musí vzít, protože s jiným to nestihnou. A tak místo konkurenčního tlaku nastupují trapné žádosti o slevu, protože „na to jinak nebude budget“, nebo „mi to šéf jinak neschválí“.

Zajímavé jsou důvody, proč to interní zákazník takto dělá. Velmi často jen proto, že na svou práci si neklade žádné termíny a řeší si věc po svém, až se dostane do časového presu a pak to hodí na nákupčího s tím, že termín se blíží. V horším případě to dělá záměrně, protože ví, že takto už nákupčí neohrozí jím vybraného dodavatele.

Řešení? Ano, plánovat. A není to složité. Spolu s plánováním rozpočtů jen požádáte každé středisko o termíny, kdy plánují investice a kdy jim končí rámcové smlouvy na odběr zboží, nebo služby. Tady jen připomenu článek „Úspory … dosahujete jich? Opravdu? Jste si jistí?“, kde byla řeč o plánování budgetu pro dobré vykazování a hlavně použití úspor.

Dalším řešením problému A) je, určit časové rámce pro tendry podle výše finančního objemu. Jen je třeba vždy myslet i na to, že tyto pravidla nemají podvázat akceschopnost firmy – někdy je rychlý nákup prostě potřeba. Ale pokud utratíte 80% nákladů podle tendrů, které byly plánované, zaručuji se Vám, že Vaše náklady půjdou dolů. Doba přípravy plánů se blíží – zkuste si to.

Pěkný den přeje, Tomáš Koutek, KRC partners

Na Vaše názory se těším na diskuzní skupině Strategický nákup na LinkedIn.

RSS Google+ YouTube LinkedIn O nás Kontakty Reference