Nakupovat centrálně? Ano, nebo ne?

Tady je odpověď celkem jednoznačná, ANO.


Tuto otázku si ale některé firmy stále pokládají, ale o tom, že si každý nezaúčtovává své faktury a dělá to účtárna, nikdo nepochybuje. Dtto IT, údržba, HR a další centralizované služby v rámci firmy. Stejně jako si každý zaměstnanec nevybírá značku svého notebooku a tuto službu zajišťuje, ale také sjednocuje a specifikuje IT oddělení nejlépe pro firmu (ne pro jednotlivého zaměstnance), tak by i výběr dodavatele a služby s tím spojené měl dělat centrální nákup. Naštěstí je toto většině firem celkem jasné a alespoň zásadní nákupy dělá procurement.


Takže kde je problém, proč se o tom bavit?


Protože velmi často, až na malé výjimky, jsou ve firmě nákupy, které přes centrální nákup nejdou. Typicky některý nepřímý nákup, investice, podpůrné služby, jako je IT, marketing, HR, někdy facility a fleet management, atd. Proč přímé náklady nakupuje procurement, a proč jiné věci, které jsou jako např. investice minimálně ve stejném rozsahu co do finančního objemu, není dodržen princip, že jeden definuje zboží / službu, a druhý na něj vybírá dodavatele. Princip 4 očí, případně demand management zde není použit.

Upřímně? Nevím. Zkuste se zeptat majitele, top managementu, proč se jedna komodita je řešena centrálním nákupem do posledního šroubku, zatímco jiná, finančně menší, ale pořád sakra významná, vůbec.

Takže opravdu má vše dělat centrální nákup?

Tak to zas ne. Není důvod, aby byla vynechána nějaká komodita, ale nemá cenu, aby se stejným procesem výběru řídil nákup materiálu za desítky milionů a výběr hotelu na jednorázové služební cestě za stokoruny. Proces sám o sobě by neměl být dražší než jeho přínos. Proto je dobré si vytvořit různě složité procesy pro různě velké finanční objemy. Směrem dolů pak stanovit hranici, pod kterou má smysl nechat interního zákazníka nakoupit si samotného. Ocení, že nemusí s každou „blbostí“ chodit za oddělením nákupu.


Celkem hezky o tom vypráví pan Wolf v 10. dílu naší Procurement Academy 2015 a je vidět, že záleží na prostředí firmy, kde se pohybuje. V předchozí firmě byla snaha o centralizaci těžká, plná diplomacie a nemohla být dotažena. V současné firmě je jasně dané postavení nákupu, 100% komodit jde přes něj a jen se řeší, kolik jaké činnosti věnovat času a úsilí. Když se chce, jde to.


Shrňme si postup, jak uvažovat o centralizaci nákupu:

  • zahrnout pod centrální nákup všechny komodity a služby … pokud nějakou ne, jaký je pro to důvod? Zpravidla jen historický (tak se to tu vždy dělalo), nebo sféry vlivu jednotlivých manažerů (pro firmu to dobré není, ale majitel si nechce naštvat lidi, kteří by přišli o kompetenci). Oboje by se mělo postupně odbourat.
  • vytvořit jednoduchou a pochopitelnou směrnici, při jakých limitech jak postupovat a od které částky směrem dolů si může každý nakoupit sám.
  • ex post, například ročně, sledovat, kolik těch nákupů pod danou částku bylo a jestli se účelově finanční objemy nedrobí, aby se interní zákazník vyhnul centrálnímu nákupu (často se tak děje ve veřejné správě, aby se nákup dostal pod limity Zákona o veřejných zakázkách). Případně si to pak musí dotyčný zpětně obhájit, nebo lze směrnici upravit.

A co centralizace centrálních nákupů v rámci skupiny firem, holdingu?

V podstatě to platí stejně. Je důvod, proč nevyužít sdružení objemů a možnost vyjednat lepší podmínky?

Zpravidla není, centralizovaný nákup se téměř vždy vyplatí, alespoň z pohledu celé skupiny, možná občas zapláče nějaký menší odběratel, ale to už je o prioritách. Určitě ale všichni ušetří čas, kde nemusí v každé firmě skupiny řešit vše.

Je třeba jen dávat pozor, aby se nedublovaly funkce centrálních nákupů, nebo se nevytvářela zbytečně vertikální struktura. Elegantní řešení je vždy na každou komoditu najít ve skupině největšího konzumenta (zpravidla má s nákupem komodity i největší zkušenosti) a pověřit ho nákupem pro celou skupinu, tzv. commodity leader.

Znám skupinu čítající přes sto firem, kde je na skupinovém centrálním nákupu jen 5 lidí, přesto s pomocí commodity leadrů z jednotlivých firem.a plně elektronizovaného nákupního procesu, zvládají nakupovat centrálně velmi efektivně.



Zajímaly by mne Vaše zkušenosti z centralizace nákupu, resp. z debaty o něm ve firmě. Máte-li chuť se podělit o zážitky a argumenty, uvítám diskuzi pod článkem na LinkedIn.


Jednodušší a dobrý nákup Vám přeje, Tomáš Koutek


Série článků vzniká pro Procurement Forum 2016

Nenechte si ujít program největší konference o nákupu v ČR.

RSS Google+ YouTube LinkedIn O nás Kontakty Reference