Excelentní výběrové řízení

V podstatě každý nákupčí dělá výběrová řízení a každý věří, že je dělá dobře. Přesto je soubor činností, které se v různých firmách považují za výběrové řízení, dost různý.


Jak by tedy mělo vypadat excelentní výběrové řízení? Existuje jedna kuchařka, která povede k nejlepšímu cíli? Upřímně – neexistuje. Vždy je třeba uvážit, v jakých podmínkách se tendr má konat, kolik jsme si na něj zařídili času, jaká jsou technická, regionální a jiná omezení … . Přesto, pojďme si projít cestou, kterou by výběrko mělo projít, jaké milníky by nemělo minout.

Kde cesta dobrého tendru začíná

Čím začít? Tady bychom se asi při rychlé anketě dostali hned do největších rozdílů v pojetí tendru. Většina by asi řekla, že výběrové řízení začíná specifikací předmětu nákupu.

Ano, často to tak je. Ale nadpis zní „excelentní“ výběrové řízení.

Začátek by měl být někdy mnohem dříve, než interní zákazník vůbec vysloví požadavek. Základem je spend analýza a u jejích zásadních položek, stejně jako u předpokládaných velkých investic bychom měli mít zpracovanou komoditní strategii. Víte, jaké materiály / služby vám tvoří zásadní vstupy? Máte přehled, za co se utratí budget investic? Nebo máte výhled investic ještě delší než je rozpočtový rok? Pak je ideální na těchto komoditách pracovat dopředu.

Komoditní strategie by měla obsahovat pečlivý průzkum globálního trhu (nejen „kolem komína“), oslovení potenciálních dodavatelů, jestli mají zájem vám dodávat a za jakých podmínek (abyste věděli, na koho se můžete obrátit, až budete potřebovat začít výběrko), strategii, jak budete vybírat, až to přijde (rámcovka vs. zakázkově / projektově), analýzu vnitřních procesů (nedalo by se nakupovat jinak, než dosud? v čem by to pomohlo?). Můžete se i nachytřit od dodavatelů – hledat substituty, nové parametry a dodací podmínky. Prostě vědět, co je na trhu možné.

A máte budoucí tendr skoro hotový :). Stačí pak jen poznatky porovnat s přáním interního zákazníka a začít s tou specifikací. Ideálně jít plánováním nákupů tendru naproti, nečekat, až se interní zákazník přihlásí, to je zpravidla pozdě.

Tak kdy už to rozjedeme?

Už se to blíží, ale – ta specifikace, to je místo, kde se láme chleba, a kde lze nejlépe ovlivnit, jak dobře se bude nakupovat. Interní zákazník má zpravidla jasnou představu a na alternativy a nové postupy moc neslyší. Naopak se je snaží zadáním omezit s tím, že „takto to chceme a takto jsme na to zvyklí“. Často se už zde alternativy „zazdí“. Jestli to jen trochu jde, zkuste ve hře nechat jak přání kolegů, tak alternativy, klidně i více. Rozhodnutí o zavření některých cest je lepší dělat až po tendru, kdy se o těch cestách dozvíte co nejvíce informací a máte také jasné cenové rozdíly. Pak je rozhodnutí kudy se vydat kvalifikované.

Ale no tak už …

Souhlas, máme specifikaci, znalost trhu jsme si připravili dopředu, tak už to pošleme mezi dodavatele … ano, pro mnohé to až teď začíná. Ale lépe je, pokud toto už je jen závěrečná velká třešeň na pěkném dortu. Budete víc v klidu, že jste pro to udělali vše a výsledky budou lepší.

Víte co, ten tendr a jeho závěr probereme na Procurement Fóru, kde na toto téma můžeme diskutovat. Dáme vám tam i konkrétní příklad komodity – pojištění – na něm se dá hezky ukázat, jak je ochrana „starých cest“ kontraproduktivní, jak se interní klient brání, ale kde pak po posouzení alternativ většinou zvolí něco nového, co by jinak zamítl už v zárodku. Těším se na setkání s těmi z vás, kteří se Procurement Fóra zúčastníte.


Jednodušší a dobrý nákup Vám přeje,


Tomáš Koutek


Série článků vzniká pro Procurement Forum 2016 Nenechte si ujít program největší konference o nákupu v ČR.

RSS Google+ YouTube LinkedIn O nás Kontakty Reference