SW nástroje pro řízení nákupu

Zajímavé je sledovat, jak jsou přijímány nové nástroje v různých oblastech firemní činnosti:

  • Kalkulačku dávno vystřídal Excel a podobné tabulkové procesory. Taky jste si kdysi říkali „to se nebudu učit, to je složité“ a vraceli se ke kalkulačce? Já ano, ale byl to rok 1995 za mých studií na VŠ :).
  • Drtivá většina firem už také nepoužívá na účetnictví a jiná firemní data zmiňovaný Excel, ale účetní programy nebo robustní ERP systémy. I tady dost let trvalo, než se takové programy staly standardem.
  • A nákup? Z mých zkušeností jsme u nákupu právě v té fázi, kdy ještě nadpoloviční většina firem říká „proč nějaké SW nástroje … vždycky jsme to dělali mejlem, v Excelu, ukládali v papírových šanonech, objednávali po telefonu“. Prostě situace se opakuje. Je jasné, že za pár let nikdo nebude věřit tomu, že tato doba existovala a nakupovali jsme takto „na koleně“.

Jaké nákupní činnosti dnes můžete svěřit SW aplikacím?

Poznámka na úvod „přehledu“ – nemám ambice vyjmenovat všechny typy nástrojů, budu naopak rád, pokud mne kolegové z té podpoloviční menšiny firem doplní – těším se na diskuzi. A nebijte mne prosím, pokud už vše používáte a myslíte si, že je to snad samozřejmost … bohužel není.

nákupní požadavky a workflow

Velmi jednoduše – někdo něco potřebuje a vytvoří nákupní požadavek „chci měřící přístroj“. Někdo musí schválit, že to dává technický smysl a nemáme ho ve skladu nebo v jiné dílně, a někdo pak, že na něj máme peníze. Tento oběh žádost-schválení/objednávka je někdy ústní, někdy po mejlu, někde dokonce ještě papírovým oběžníkem.

Existují ale tzv. workflow aplikace, do kterých si dáte firemní strukturu lidí, jejich nadřízených, vlastníků nákladových středisek a celý proces nastavíte elektronicky. Velkou výhodou je rychlost, transparentnost, a hlavně analýzy dat a reporting – toto je přínos každé elektronizace procesu.

katalogy

Objednávat lze telefonem a mejlem = totální zmatek a o povinnosti zaplatit se ve firmě dozvíte, až když přijde faktura. Navíc, i když kupujete stále stejnou věc, jmenuje se ve skladových kartách různě, podle toho, kdo ji objednal (tzv. lidová tvořivost). Příklad ze zdravotnictví – čepec malý / velký a čepec květovaný / bílý – vždy šlo o stejné dva čepce, ale v účetnictví jich bylo snad osm, podle toho, jaká nemocnice objednávala.

Nebo v e-shopu dodavatele = to je lepší, alespoň se vše jmenuje stejně a může být vždy někdo, kdo bude mít přehled nad všemi objednávkami, případně je bude schvalovat. Nicméně e-shopů pak máte mraky jako dodavatelů a v každém je proces objednávek a schválení trochu jiný.

Ideální je objednávat ze svého katalogu. Můžete ho mít ve svém ERP – ale přístup k němu musí mít všichni, kdo vystavují objednávky. Někdy firmy šetří na ERP licencích a sází to do něj jeden administrátor, kterému zas chodí objednávky mejlem . Řešení je webovský formulář, který si ze systému tahá položky a objednávky do něj vkládá. Anebo pak speciální SW na katalogové nákupy. Smysl je mít všechny objednávky za firmu na jednom místě a pod jedním procesem, ne dělat „výrobu tak, IT jinak a investice zase jinak“. Také měnit objednávkové prostředí s každou změnou dodavatele (a jeho e-shopu) je neštěstí.

tendry, výběrová řízení

Dostat nabídku mejlem, nebo v obálce a srovnat si je v excelovské tabulce? A pak vše vytisknout nebo vypálit a archivovat v šanonu? Ano, dnes stále běžná praxe. Ale tzv. e-procurement nebo e-sourcing programy vám pomohou odřídit celé výběrové řízení od zadání, komunikace s dodavateli, sběru nabídek a soutěže o podstatné parametry nabídky (ne nutně jen ceny), až po případné určení vítěze a jeho interní schválení (workflow proces). Někdy se těmto aplikacím říká „e-aukce“ podle té soutěže, ale je to jen jedna z funkčností, byť poměrně atraktivní a při správném použití hodnototvorná.

Výhody? Rychlost – tendr připravíte zhruba stejně rychle, jako zadání ve Wordu, ale jeho průběh a hlavně vyjednávání a vyhodnocení je výrazně rychlejší. Mimo jiné i tím, že vám dodavatel dá nabídku ve struktuře, kterou požadujete, místo aby vám poslal svoji tabulku, která vyhovuje spíše jeho ceníku než vaší poptávce. Další výhody jsou transparentnost výběru a vyjednávání. A kdo jste zažil dobře připravenou aukci (pozor, špatná příprava se projeví více, než v jiných formách vyjednávání), víte, že je to silný vyjednávací nástroj.

řízení dodavatelů

Dodavatele máme v ERP, řekne i většina z vás. Ano, ale jen ty, od kterých odebíráte. A navíc k nim jsou přiřazeny jen objednávky a faktury. Je potřeba ale mít v nějakém systému i další dodavatele, které oslovujete v tendrech a poznámky, jak nabízejí / jednají. A u těch, se kterými spolupracujete, je třeba mít i další informace, minimálně jejich hodnocení.

Použít můžete např. vaše CRM na klienty a nastavit tam podobné procesy zapisování pro dodavatele. Anebo existují samostatné SW, nebo moduly k jiným aplikacím, které tyto jednoduché procesy zvládnou.

contract management

Smlouvy si každý hlídá, protože jsou důležité. Určitě je alespoň nějak systematicky archivuje papírově, nebo lépe skenuje a dává do ERP k jednotlivým dodavatelům. Takže k dispozici smlouvy jsou. ALE – díváte se do nich pravidelně? Víte, kdy končí? Kdy se mají vypovědět, aby se automaticky neprodloužily? Jaký zpětný bonus máte na konci roku dostat podle obratu? Kdo má právo za dodavatele potvrdit objednávky a změny smlouvy? A co příprava smlouvy před podpisem – sled jednotlivých verzí, připomínky jedné, druhé strany, právníků obou stran a jak dlouho měl kdo smlouvu na u sebe na vyjádření a kdo ji finálně schválil (opět workflow)?

Tyto všechny informace a systém upozornění (např. „smlouva končí za 3 měsíce, je třeba udělat tendr na dodavatele“) umí dělat specializované aplikace, ale firmy si často nechávají vyvíjet vlastní řešení na bázi DMS (document management system) podle svých, specifických interních procesů.

plánování strategického nákupu

Tak toto má elektronizované málokdo. Plán tendrů, investic a navazujících lidských a dalších zdrojů je ale standardní projektový management. A na něj je aplikací spousta. V nejjednodušší verzi lze použít obyčejný kalendář. Důležité je, aby každému bylo jasné, kdy bude jaký výběr probíhat a kdo musí přiložit ruku k dílu.

spend analýzy

Zpravidla máte informace o reálných nákupech (objednávkách) v ERP, ze kterého pak jednou ročně vylijete data do Excelu, a tam přijdou ke slovu kontingenční tabulky a analytická práce. Častý problém je, že ERP je účetní SW, a tak v něm bývá detail „objednávka“ a ne „položky objednávky“. Přesné informace tedy nemáte a nastupuje zkušenost a odhady.

Opět existují speciální SW, nebo spíše moduly ERP. Jejich výhoda je, že si v nich už na začátku nadefinujete, co má z analýzy vypadnout, a pak celý rok tyto data sledujete (detail „položky“, kategorizace položek nebo dodavatelů, substituty položek a mnoho dalších). Spend analýza je pak jen více či méně elegantní interpretace těchto sledovaných parametrů.

řízení zásob

Skončit chci optimisticky, proto jsem na konce nechal řízení zásob, které dnes málokdo dělá ručně. SW řešení jsou od jednoduchého nastavení limitních zásob ve skladových systémech po sofistikované modelovací SW, které vám nejen řídí objednávky, plánují zakázky / akce, ale také distribuci do jednotlivých skladů nebo prodejen. V tomto oboru elektronizace pokročila nejdále, ale rozdíly mezi jednotlivými mechanismy jsou veliké. Optimalizací zásob lze dosáhnout obrovských úspor a efektivnosti uložených finančních prostředků.

Dnešní článek byl dlouhý, je to široké téma. A mohl by být ještě delší, kdybychom na jednotlivé oblasti doplnili vaše názory a zkušenosti. Budu moc rád, když budete své zážitky z elektronizace nákupních procesů sdílet v diskuzi zde.


Jednodušší a dobrý nákup Vám přeje,
Tomáš Koutek


Série článků vzniká pro Procurement Forum 2016

Nenechte si ujít program největší konference o nákupu v ČR.

RSS Google+ YouTube LinkedIn O nás Kontakty Reference